在选择OA系统时，平衡成本和系统功能是一项关键任务，以下是一些实用的建议：

1. 明确需求：首先，明确企业的具体需求和预期目标。列出必须具备的功能和可以后期添加或省略的非核心功能。

2. 成本效益分析：进行成本效益分析，评估不同系统的成本与其带来的效率提升、成本节约等长期收益。

3. 预算设定：根据企业财务状况，设定合理的预算范围。考虑包括软件购买成本、实施成本、运维成本和潜在的升级费用。

4. 系统可扩展性：选择一个可扩展的系统，这样随着企业的发展，可以逐步添加更多功能，而不是一开始就选择一个功能繁多但成本高昂的系统。

5. 免费试用和演示：利用免费试用或演示服务，评估系统功能是否符合需求，同时检查系统的易用性和员工的接受度。

6. 长期合作视角：考虑与OA系统供应商建立长期合作关系，这可能有助于在未来获得更好的服务支持和成本优惠。

7. 定制化和二次开发能力：选择支持定制化和二次开发的系统，以便根据企业特殊需求调整功能，避免因功能不匹配而造成的资源浪费。

8. 供应商信誉和市场评价：选择信誉良好、市场评价高的供应商，这通常意味着系统的稳定性和售后服务更有保障。

9. 集成能力：评估系统与其他业务系统的集成能力，确保所选OA系统能够无缝集成现有IT基础设施，避免额外的集成成本。

10. 总拥有成本（TCO）：计算总拥有成本，包括直接成本（如软件许可费）和间接成本（如员工培训、系统维护等）。

11. 风险评估：评估选择不同系统可能带来的风险，包括技术过时、供应商可靠性等，并制定相应的风险缓解策略。

12. 用户反馈：参考其他用户的评价和反馈，了解系统在实际运行中的表现和潜在问题。

通过上述步骤，企业可以在满足功能需求的同时，有效控制成本，选择性价比高的OA系统。